Despesas de uma empresa: quais são e como acompanhar

Uma das maiores preocupações de quem vai abrir um negócio, é conseguir mensurar quais são as despesas de uma empresa e preparar o caixa para quitar todos os custos e, ainda, obter lucro. 

Infelizmente, a resposta para quais são as despesas de uma empresa não é fácil. Isso porque tudo vai depender do tipo de negócio e das atividades realizadas, além do local que a empresa está inserida, variações de mercado e investimentos realizados. 

No entanto,  existem algumas despesas comuns que são encontradas na maioria das empresas e é sobre elas que nós vamos falar neste artigo. Trouxemos a expertise dos especialistas da Contabilizei que estão no dia a dia apoiando o negócio dos clientes para ajudá-lo nesta compreensão. 

Se você deseja saber quanto custa abrir uma empresa no Brasil, recomendamos este outro artigo do blog da Contabilizei. 

Quais são as despesas de uma empresa?

As principais despesas que todo tipo de negócio possui são:

1. Despesas com pessoal: Incluem os salários e encargos sociais dos funcionários, como INSS, FGTS, férias e décimo terceiro salário.
2. Despesas com fornecedores: Englobam os pagamentos feitos a fornecedores de produtos ou serviços utilizados na operação da empresa.
3. Despesas com aluguel: Referem-se ao pagamento do aluguel do espaço físico utilizado pela empresa, seja um escritório, uma loja ou uma fábrica. Lembre-se de incluir IPTU e condomínio nesse custo. 
4. Despesas com energia elétrica, água e telefone: São os gastos com os serviços de utilidades básicas necessários para o funcionamento da empresa.
5. Despesas com marketing e publicidade: Incluem os investimentos em estratégias de marketing, como anúncios em mídias digitais, impressas ou televisivas, além de materiais promocionais.
6. Despesas com manutenção e reparos: Englobam os gastos com a manutenção e reparação de equipamentos, máquinas e instalações da empresa.
7. Despesas com impostos e taxas: Referem-se aos pagamentos de impostos e taxas obrigatórios, como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), entre outros.
8. Despesas financeiras: Incluem os juros e encargos pagos em empréstimos, financiamentos e outras operações financeiras.
9. Despesas com seguros: Englobam os pagamentos de seguros contratados pela empresa, como seguro de responsabilidade civil, seguro de vida em grupo, seguro de bens, entre outros.
10. Despesas com depreciação: Referem-se à alocação do custo de ativos fixos ao longo do tempo, considerando sua vida útil estimada.

O que são despesas fixas e variáveis de uma empresa?

As despesas fixas e despesas variáveis são dois tipos distintos de gastos que uma empresa pode ter em sua operação diária.

Despesas fixas

As principais despesas fixas são aqueles gastos que permanecem relativamente constantes, independente do volume de prestação de serviços ou vendas da empresa, como aluguel, os salários da equipe, os custos de manutenção do espaço e impostos. 

Assim, mesmo que a empresa aumente ou diminua sua produção ou vendas da prestação de serviços ou mercadorias, as despesas fixas permanecem inalteradas. 

Despesas variáveis

Já as despesas variáveis de uma empresa são aquelas que estão diretamente relacionadas à produção ou à venda dos produtos ou serviços oferecidos. Diferentemente das despesas fixas, as despesas variáveis mudam de acordo com a demanda e o volume de vendas. São exemplos os custos com matéria-prima, comissões de vendas, embalagens, fretes, publicidade, entre outros. 

À medida que a empresa aumenta suas demandas na prestação de serviços, produção ou venda de mercadorias, as despesas variáveis aumentam proporcionalmente. Da mesma forma, se as vendas diminuem, essas despesas também diminuem.

Como manter as finanças da empresa em dia

Manter as finanças de uma empresa em dia é fundamental para garantir a saúde financeira do negócio e tomar decisões estratégicas de forma mais assertiva. Saiba quais as boas práticas para isso abaixo:

Faça um planejamento financeiro

Tudo começa com um planejamento financeiro eficiente em que se estabelece metas financeiras claras e um plano para alcançá-las. Isso inclui definir um orçamento, projetar receitas e despesas e acompanhar regularmente o desempenho financeiro da empresa.

Registre todas as transações financeiras

Sim, nós sabemos que a rotina de quem empreende é corrida e cheia de demandas. Mas, por isso mesmo, é necessário manter um controle rigoroso das entradas e saídas de dinheiro da empresa, evitando que algo se perca. 

Para isso, faça o registro de todas as vendas, pagamentos de fornecedores, despesas fixas e variáveis diariamente. Uma ferramenta que pode auxiliá-lo é a planilha de controle financeiro disponibilizada gratuitamente pela Contabilizei. 

Separe as finanças pessoais das finanças da empresa

É fundamental manter as finanças pessoais e empresariais separadas. Tenha uma conta bancária exclusiva para a empresa e evite misturar os recursos financeiros. Isso facilitará o controle e a análise das finanças da empresa. Clientes Contabilizei contam com o Contabilizei.bank, nossa conta PJ integrada à contabilidade, trazendo muito mais facilidade para a sua rotina. 

Negocie prazos e condições com fornecedores

Busque negociar prazos e condições de pagamento favoráveis com seus fornecedores. Isso pode ajudar a melhorar o fluxo de caixa da empresa e evitar problemas de falta de capital de giro.

Acompanhe de perto as contas a receber

Mantenha um controle eficiente das contas a receber, ou seja, dos valores que seus clientes devem à empresa. Envie faturas e lembretes de pagamento, e esteja preparado para tomar medidas caso haja atrasos nos pagamentos.

Esteja atento aos indicadores financeiros

Acompanhe indicadores financeiros como margem de lucro, rentabilidade, ponto de equilíbrio, entre outros. Isso ajudará a identificar possíveis problemas financeiros e tomar medidas corretivas a tempo.

Quais as despesas dedutíveis de uma empresa?

As despesas dedutíveis são aplicadas apenas para CNPJs que estão enquadrados no regime tributário do Lucro Real. Como o Simples Nacional já é uma solução simplificada para o pagamento de tributos, não há despesas dedutíveis que podem ser incluídas. 

No entanto, vale lembrar que para empresas enquadradas no Anexo V do Simples Nacional, é possível reduzir a carga tributária utilizando o cálculo do Fator-R e ser tributado no Anexo III. Para entender se você pode desfrutar desta condição, consulte o seu contador ou converse com um dos especialistas da Contabilizei. 

Entenda como o IVA pode afetar seus negócios e explore estratégias para gerenciá-lo com sucesso.

Conheça a Contabilizei

Contar com o suporte de um contador especializado pode ser de grande ajuda para manter as finanças da empresa em dia. Um contador poderá auxiliar na elaboração de relatórios financeiros, na análise dos resultados e na tomada de decisões estratégicas.
A Contabilizei é escolhida por mais de 50 mil clientes e possui 10 anos de história apoiando micro e pequenas empresas a crescerem e prosperarem. Conheça nossos planos e serviços e saiba como podemos te ajudar. Fale com um de nossos especialistas e traga a sua empresa para a Contabilizei.